Digitalisering og dokumentforvaltning har ansvar for arkivtjenesten, politisk sekretariat, innkjøp og IKT-prosjekter i kommunen. Vi er en egen virksomhet med 11 ansatte plassert i stab HR og organisasjonsutvikling. Virksomheten er lokalisert på rådhuset og yter tjenester til interne og eksterne brukere.   

Politisk sekretariat jobber tett med det politiske miljøet i kommunen. Her utføres oppgaver som opplæring av saksbehandlere i å skrive saksfremlegg med fokus på kvalitet, utvalgssekretær for styrer, råd og utvalg, avvikling av stortingsvalg og kommunestyre- og fylkestingsvalg, systemansvarlig for modul Møte+ og Møteportal 

Digitalisering og dokumentforvaltning jakter på de gode arbeidsprosessene som fører oss inn i den digitale verden samtidig som vi holder oss innenfor lovverk, kvalitet og etikk.   

Politisk sekretariat består av to årsverk som arbeider tett på politisk ledelse. Stillingen rapporterer til virksomhetsleder. Stillingen vil måtte påregne arbeid på ettermiddag og kveld når det gjennomføres politiske møter. I tillegg vil stillingen også ha oppgaver knyttet til saksbehandling og noe utredningsoppgaver. En sentral del av jobben er arbeidet med valg annethvert år. Til stillingen ligger spesielt ansvar for vielser i samarbeid med ordfører. 

Vi er i etableringsfase for ny stab og det kan medføre endringer knyttet til ansvar - og arbeidsoppgaver.

Arbeidsoppgaver

• Støttefunksjon for ordfører og folkevalgte
• Sørge for god service til kommunens folkevalgte og innbyggerne
• Møtesekretær i politiske møter, for- og etterarbeid i forbindelse med møtene
• Saksbehandling og utredningsoppgaver
• Fakturakontroll og attestasjon
• Arbeid med stortingsvalg og kommunestyre- og fylkestingsvalg
  
• Arbeid med valg av meddommere og løpende saksbehandling i forbindelse med dette
• Saksbehandling i forbindelse med vielser, tilrettelegge for vielser i samarbeid med ordfører
• Drift og utvikling av digitale systemer til folkevalgtes bruk
• Bistå med øvrige oppgaver i virksomheten og staben ved behov

Krav til kompetanse

• Relevant høgskoleutdanning
• Relevant arbeidserfaring kan kompensere for deler av utdanningskravet
  

Øvrige kvalifikasjoner

• Du må ha erfaring og kompetanse innen offentlig virksomhet, fortrinnsvis fra kommunal forvaltning
  
• Du må ha kjennskap til lov- og avtaleverk
  
• Du må ha god muntlig og skriftlig fremstillingsevne
  
• Du må ha digital kompetanse i funksjonen for å tilrettelegge for folkevalgte og for å gjennomføre politiske møter
• Kjennskap til politiske prosesser og forståelse for dette er ønskelig
• Kjennskap til kommuneloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven, arkivloven og valgloven er en fordel

Personlige egenskaper

• Serviceinnstilt og med gode samarbeidsevner
• Du har evne til god kommunikasjon med mennesker
• Nøyaktig og strukturert
• Evne til å arbeide selvstendig og til å prioritere arbeidsoppgaver
• Trives med høyt arbeidstempo

Personlig egnethet vil bli vektlagt.

Vi tilbyr

• Lønn etter gjeldende avtaleverk
• Meget gode forsikrings- og pensjonsordninger. Sjekk her! KLP
• Spennende oppgaver hvor du arbeider tett på politisk og administrativ ledelse
• Til tider hektisk arbeidshverdag
• Hyggelige kollegaer i en virksomhet med engasjerte og positive medarbeidere
• Det må påregnes noe kveldsarbeid i forbindelse med politiske møter og gjennomføring av valg

Kontaktinformasjon

Anne Marie Eliassen, Virksomhetsleder, +47 97058570
Cathrine Sævik Krätzel, Rådgiver, 90577214

Arbeidssted

Kirkeveien 12
3970 Langesund

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Bamble kommune

Referansenr.: 4948586445
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 27.04.2025