Vi ser etter ny kollega hos arkiv og dokumentforvaltning.

Enheten er underlagt avdeling for Finans og organisasjon i Buskerud fylkeskommune, som en del av seksjon Mennesker og Organisasjon. Arkiv- og dokumentforvaltning har daglig forvaltningsansvar for arkiv, deponering, rådgivning og veiledning for hele organisasjonen, inkludert sakarkivsystemet Elements og andre fagsystemer. Enheten har ansvar for å videreutvikle og gi råd på arkiv og dokumentforvaltning og tilhørende fagprosesser med samarbeidspartnere og administrasjonen. Hovedoppgaver er blant annet dokumentbehandling og arkivering, behandlingsansvar for alt av arkivverdig dokumentasjon, utvikling i arkivsystemet og prosessansvar. I dette ligger blant annet å utarbeide og forvalte retningslinjer og rutiner for arkivering og dokumenthåndtering i fylkeskommunen. Enheten har 7 faste medarbeidere inkludert leder, og har kontorplass på fylkeshuset i Drammen.  

Den som ansettes skal jobbe med arkivplan, kvalitetssystem, systemoppsett med integrasjoner og skjemaoppsett, lage og revidere nye rutiner og veiledninger, holde kurs og planlegge kompetanseheving i organisasjonen. I tillegg skal rådgiver drive med tradisjonelt ordningsarbeid med ekstra ansvar for bevaringsvurderinger og deponering for både papirarkiver og elektroniske fagsystemer.

Du må ha evne til å foreta selvstendig faglige vurderinger, arbeide i team og bidra til at prosjekter når sine mål. Ved tilsetting skal det vurderes om ny rådgiver kan håndtere løpende driftsoppgaver, eksempelvis journalføring, kvalitetssikring og lesing av offentlig journal i dagens dokumentforvaltning, samt jobbe med rutiner rettet mot deponering og bevaring av arkivmateriale. Kjennskap til Elements eller andre elektroniske arkivsystemer er en fordel. Rett profil er deg som er imøtekommende, analytisk, detaljorientert, strukturert, samarbeidsvillig og liker en rutinepreget arbeidshverdag.

Arbeidsoppgaver

• Faglig rådgivning, koordinere og utvikle arbeidet i enheten sammen med leder
• Arbeide med å sikre at fylkeskommunen forvalter sitt elektronisk skapte arkivmateriale i tråd med lovverk, rutiner og retningslinjer
• Kartlegge informasjonssystemer, prosesser og etterlevelse av arkivering
• Pådriver og arbeide for digitalisering og effektivisering av dokumentasjonsforvaltningen i fylkeskommunen
• Arbeide med integrasjoner og utføre systemforvaltning knyttet til sak- og arkivsystem
• Arbeide med bevaring og kassasjon og deponering
• Daglig arkivoppgaver som kvalitetskontroll og journalføring

Kvalifikasjoner

Bachelor eller utdanning på tilsvarende nivå innen relevant fagområde, eksempelvis IKT, arkiv, samfunnsfag og historie. Du vil få stilling som rådgiver kode 5530, lønn avhengig av kvalifikasjoner.

Ønskelig kvalifikasjoner:

• Erfaring fra digitalisering og automatiserte arbeidsprosesser
• Erfaring med systemforvaltning og integrasjoner mot elektronisk sak- og arkivløsninger
• Erfaring fra offentlig forvaltning, saksbehandling og rådgivning er en fordel
• Kjennskap til fylkeskommunale arkiver og oppgaver  
• Erfaring med deponering og ordning
• Førerkort, da stillingen krever noe reisevirksomhet

Personlige egenskaper

• God helhetsforståelse og kunnskapsrik
• Har faglig integritet, god arbeidskapasitet og arbeider selvstendig
• Har gode kommunikasjonsevner, er imøtekommende og serviceinnstilt
• Er strukturert og jobber godt med andre, på tvers av fagmiljøer
• Løser oppgavene på en god måte samtidig som du tar vare på og motiverer dine kollegaer

Personlig egnethet vil bli vektlagt

Vi tilbyr

• Spennende, utfordrende og utviklende oppgaver  
• Et faglig godt arbeidsmiljø med dyktige kunnskapsmedarbeidere 
• Faglig oppdatering og personlig utvikling gjennom deltagelse på kurs og konferanser 
• Lønn- og arbeidsvilkår i henhold til avtaleverk  
• Gode pensjons- og forsikringsordninger og fleksibel arbeidstid 

Kontaktinformasjon

Andrea Cecilie Fjeldstad, Rådgiver, 41004887, [email protected]

Arbeidssted

Hauges gate 89
3019 Drammen

Nøkkelinformasjon:

Arbeidsgiver: Buskerud fylkeskommune

Referansenr.: 4949709092
Stillingsprosent: 100%
Fast
Søknadsfrist: 30.04.2025